Executive MASA
マサ
業務のテンプレート化は、繰り返し行う作業を「ひな形」にして、毎回ゼロから考える時間を減らすことです。最初に作るのは、週に何度も出てくる作業のうち、文章や書類が中心のものがおすすめです。一度作っておけば、次からは書き換えるだけで済みます。
テンプレート化の効果
テンプレートを使う利点は、時間の節約だけではありません。
- 毎回の作業で、迷う時間が減る
- 抜けや漏れが起こりにくくなる
- 品質が安定する
- 外注や手伝いを頼むときに、渡しやすくなる
ひとりで事業を回していると、同じ作業を何度も繰り返します。見積書、請求書、問い合わせへの返信、納品の連絡など、中身はほぼ同じなのに、毎回書き直している人は多いです。
こうした作業を型にしておくと、頭を使う時間を、本当に考えるべき仕事に回せます。
最初に作るものの選び方
何から作るか迷ったら、次の基準で選びます。
- 週に1回以上、繰り返している作業
- 内容がほとんど変わらない作業
- 作業の手順が決まっている作業
- 間違えると影響が大きい作業
この基準に当てはまるものを、書き出してみてください。数日間、自分の作業を記録すると、意外と繰り返しが多いことに気づけます。
最初は、1つか2つに絞ります。たくさん作ろうとすると、疲れて続きません。
作りやすいテンプレートの例
ひとり起業でよく使うテンプレートには、次のようなものがあります。
- 問い合わせへの返信メール
- 見積書、請求書、納品書
- 契約や取り決めの確認書
- 打ち合わせの議事録
- 納品後のお礼とフォローのメール
- SNSの投稿の型
- 作業の手順書(チェックリスト)
このうち、メールの文面は、最も作りやすく、効果も実感しやすいものです。よく送る文面を、保存しておくだけで始められます。
見積書や請求書は、会計ソフトや請求書作成のツールに、ひな形の機能があります。自分で作るより、ツールの機能を使うほうが楽です。
テンプレートの作り方
作り方は、次の順で進めます。
- 直近に作った実際の文書や、メールを開く
- 毎回変わる部分(名前、日付、金額など)を、目立つ印にする
- 毎回同じ部分は、そのまま残す
- 使うときの注意点を、冒頭にメモする
- 保存して、名前をつける
変わる部分には、【お客様名】【日付】のように、括弧で囲むなど、目立つ印を付けます。書き換え忘れを防げます。
最初から完璧を目指さず、使いながら直していきましょう。使ってみると、足りない項目や、いらない部分が見えてきます。
置き場所と名前のつけ方
テンプレートは、探さずに取り出せる場所に置きます。
- 1か所にまとめる(フォルダやメモアプリ)
- 名前は、内容が分かる言葉にする(「見積メール_初回」など)
- 種類ごとにフォルダを分ける
- バックアップを取る
名前が曖昧だと、使うときに迷います。「テンプレート1」のような名前は避け、用途が分かる名前にします。
メールのテンプレートは、メールソフトの定型文の機能や、テキストを展開する機能を使うと、ワンクリックで呼び出せます。使い慣れた道具の中に置くのがコツです。
よくある迷いと答え
Q. テンプレートだと、冷たい印象になりませんか。
A. 一部をお客様に合わせて書き換えれば、温かさは保てます。最初の挨拶と、最後の一言は、その人向けに書き足すとよいでしょう。
Q. どのくらいの頻度で更新すればよいですか。
A. 使うたびに、気づいた点を直すのが理想です。それが難しければ、3か月に1度の見直しを決めておきます。
テンプレートには、文章だけでなく、作業の手順をまとめたチェックリストも含められます。たとえば、新しいお客様を迎えるときの手順を、次のように書き出しておきます。
- 問い合わせへの返信を送る
- 日程を調整して、予定を入れる
- 見積書を作って送る
- 契約や申し込みの確認をする
- 支払い方法を案内する
- 当日に必要な資料を準備する
こうしたチェックリストがあれば、忙しいときでも、手順の抜けを防げます。慣れてきた作業ほど、うっかり飛ばしてしまいがちなので、チェックリストは頼りになります。
また、チェックリストは、他の人に仕事を頼むときの説明資料としても使えます。将来、外注や手伝いを頼むことになっても、すでに手順が書かれていれば、引き継ぎがスムーズです。
作ったテンプレートは、定期的に使い心地を確かめます。使いにくいと感じたら、無理に使い続けず、すぐに直しましょう。テンプレートは、自分を助けるための道具です。
更新と見直しの習慣
テンプレートは、作って終わりではありません。
仕事の内容や料金が変わったら、テンプレートの中身も変えます。古い情報が残っていると、お客様に誤った案内をしてしまいます。
使う中で気づいた改善点は、すぐにメモします。「この項目は不要だった」「この一文を足したい」と思ったら、その場で直しておくと、次の人にも自分にも優しいです。
また、使われていないテンプレートは、整理します。増えすぎると、探す手間がかかり、かえって効率が下がります。
テンプレートを作る時間は、最初は手間に感じるかもしれません。ただ、1時間かけて作ったものが、その後に何度も使えるなら、数回で元が取れます。繰り返す回数が多い作業ほど、効果が大きくなります。
作るときのコツは、実際の仕事の途中で作ることです。今日書いたメールを、そのままテンプレートとして保存する。今日作った見積書を、名前を変えて保存する。仕事のついでに作れば、特別な時間を取らなくても、少しずつ増やせます。
次にやること
今日できることは次のとおりです。
- 直近1週間で、繰り返した作業を書き出す
- そのなかから、1つ選ぶ
- 実際の文書やメールをもとに、ひな形を作って保存する
最初の1つが作れたら、次の週に使ってみましょう。使い勝手を確かめて直すと、2つ目、3つ目も作りやすくなります。
お客様の情報を含むテンプレートは、保管場所のセキュリティにも気を配りましょう。他の人に見られない場所に保存し、不要になった個人情報は消します。テンプレートには、特定のお客様の名前や金額が残っていないか、使う前に毎回確認する習慣も作っておくと、誤送信を防げます。
テンプレートの数が増えてきたら、一覧表を作っておくと便利です。名前、用途、置き場所、最後に更新した日を書いておけば、古いものを見つけて直す作業も楽になります。
宛名や金額を書き換えるだけの文書は、送る前に声に出して読み直すと、書き換え漏れに気づけます。
最初の一歩としては、今週送ったメールの中から、もう一度使えそうなものを1通選んで、保存するだけで十分です。小さな成功体験が、次のテンプレート作りへの意欲につながります。
契約書などの法的な書類のひな形は、内容によってはリスクがあります。重要な契約には、専門家に確認してもらってください。
