ひとり社長の週次の振り返り。30分で回す型

ひとり社長の週次の振り返りは、週に一度、決まった曜日に30分、「数字を見る」「うまくいったことと困ったことを書く」「来週の3つを決める」の3つだけを行うと続けやすいです。相談相手がいないぶん、自分で立ち止まる時間を持つことが、事業の舵取りになります。

週次の振り返りが必要な理由

ひとりで事業を回していると、毎日の作業に追われ、全体を見る余裕がなくなります。忙しいときほど、何のために動いているのかが見えなくなります。

また、会社員のように、上司や同僚から「今週はどうだった？」と聞かれる機会もありません。自分から振り返りの機会を作らないと、同じ失敗を繰り返したり、うまくいった方法を活かせなかったりします。

週に一度の振り返りには、次のような効果があります。

• 事業の状況が、数字で見えるようになる
• 小さな問題に、早く気づける
• やるべきことの優先順位が、整理される
• 成果を確認して、気持ちを保てる

月に一度では、間隔が空きすぎて、忘れてしまいます。週に一度なら、記憶が新しいうちに振り返れます。

時間と場所を決める

振り返りは、決まった時間と場所で行います。

• 曜日と時間を決める(例:金曜の夕方、日曜の夜など)
• 30分を上限にする
• 静かで、集中できる場所を選ぶ
• カレンダーに予定として入れる

予定として入れておかないと、忙しいときに後回しになります。大切な打ち合わせと同じように扱いましょう。

30分で終えるのがコツです。長くすると、負担になって続きません。時間が足りないときは、見る項目を減らします。

見る数字

数字は、事業の状況を客観的に見せてくれます。見る数字は、少なくていいので、毎週同じものを追いましょう。

• 売上と、入金の状況
• 新しい問い合わせの数
• 提案や見積もりの数と、契約につながった数
• 発信の回数(投稿、記事など)
• 作業にかかった時間

事業の内容に合わせて、項目は調整します。大切なのは、毎週同じ項目を見て、変化を捉えることです。

数字は、簡単な表にまとめておきます。表計算ソフトや、ノートに記録していけば、数週間分を並べて見比べられます。

数字が良くなかった週も、悲観しすぎないようにします。原因を探して、次に活かすための材料と考えましょう。

書き出す内容

数字を見たら、次の4つを書き出します。

• うまくいったこと(続けたいこと)
• うまくいかなかったこと、困ったこと
• 気づいたこと、学んだこと
• お客様から言われたこと、感じたこと

短い箇条書きで構いません。1項目につき、1〜2行で書きます。

「うまくいったこと」を書くのは、意外と大切です。人は、うまくいかなかったことばかり記憶に残る傾向があります。小さな成功でも書き出すことで、自信と意欲を保てます。

「うまくいかなかったこと」は、誰かのせいにせず、仕組みや方法の問題として考えます。「次は、どうすればよいか」を考えると、改善につながります。

来週の計画を立てる

最後に、来週にやることを決めます。

• 来週の最優先のこと(1つ)
• そのほかに、やりたいこと(2つまで)
• 来週の予定と、空いている時間の確認
• やらないと決めること

やることを欲張らず、3つ程度に絞ります。多くを詰め込むと、達成できずに自信を失います。

計画には、事業を育てる仕事を、1つは入れます。集客、商品の改善、新しい試みなど、すぐには売上にならなくても、先につながる仕事です。目の前の作業に追われていると、これが後回しになります。

予定を立てるときは、予備の時間も残しておきます。急な依頼や、トラブルが起こったときの余裕になります。

振り返りの記録は、後から見て分かる書き方を意識します。専門用語や略語ばかりだと、数か月後に読み返したときに意味が分かりません。誰が読んでも分かるくらいの、簡単な言葉で書いておきましょう。

また、感情も一緒に書き留めておくと、役に立ちます。「この仕事は楽しかった」「この作業は気が重かった」といった気持ちは、事業の方向を決めるときの大切な手がかりになります。数字には現れない、自分の向き不向きが見えてきます。

振り返りの最後には、自分をねぎらう一言を書くのも、おすすめです。一週間を無事に終えたこと、できたことを認めてあげてください。続ける力は、そういった小さな積み重ねから生まれます。

気分が落ち込んでいる週は、無理に前向きにまとめず、「今週は疲れた」と素直に書いて構いません。休むことも、計画の一部と考えましょう。

よくある迷いと答え

Q. 30分では足りません。

A. 見る項目を絞り、書き出す内容を短くしましょう。細かい分析が必要な場合は、月に一度、別の時間を取ります。

Q. 続けられるか不安です。

A. 最初の数回は、10分程度の簡単な振り返りでも構いません。習慣になってから、少しずつ内容を足していきます。

Q. 振り返っても、変化が見えません。

A. 数週間、数か月と積み重ねて、見比べてみてください。短い期間では分からない傾向が、見えてきます。

月と年の振り返りにつなげる

週次の記録は、月ごと、年ごとの振り返りの材料になります。

月の終わりには、4週間分の記録を見返します。数字の流れ、繰り返し出てきた課題、うまくいった方法を整理します。そこから、翌月の方針を決めます。

年に一度は、1年間の記録を見て、事業の方向を考え直します。続けるべきこと、やめるべきこと、始めたいことを、整理する機会になります。

記録は、同じ場所に積み重ねていきます。ノートでも、データでも構いません。過去の記録を見返せる状態にしておくと、自分の成長を実感できます。

次にやること

今日できることは次のとおりです。

• 振り返りの曜日と時間を決めて、カレンダーに入れる
• 毎週見る数字を、3〜5個決める
• ノートか表計算ソフトに、記録の欄を作る
• 最初の1回を、今週中に行ってみる

最初は、うまくできなくて構いません。続けるうちに、自分に合った型が整っていきます。

振り返りの習慣をつけるには、最初の1か月が肝心です。4回続けられたら、あとは自然に回り始めます。続いたことを、自分で認めてあげましょう。

振り返りのメモは、スマートフォンの音声入力で話しながら書く方法もあります。手で書くのが面倒な日は、声で残すだけでも構いません。

振り返りで見つかった課題は、その週のうちに小さな行動に変えましょう。たとえば「返信が遅れた」なら、返信用のテンプレートを作る、確認する時間を朝に決める、といった具合です。課題を行動に落とし込むと、次の週の計画にそのままつなげられます。また、できなかったことを責めるより、できる形に変える視点を持つと、気持ちが楽になります。

振り返りの終わりに、来週の楽しみを一つ決めるのも、続けるコツです。

事業の状況や、必要な指標は、仕事の内容によって異なります。自分の事業に合わせて、無理のない形で調整してください。